Créer son compte

• 1Rendez-vous sur app.trackoya.com et cliquez sur « Créer un compte ».
• 2Saisissez votre adresse e-mail professionnelle. Un code OTP à 6 chiffres vous est envoyé immédiatement.
• 3Entrez le code OTP reçu dans votre boîte mail. Vérifiez vos spams si nécessaire.
• 4Complétez votre profil : nom complet, nom de l'entreprise, numéro de téléphone (optionnel).
• 5Votre espace est prêt. Vous êtes automatiquement connecté.

Choisir sa langue

• 1Cliquez sur votre avatar en haut à droite du dashboard.
• 2Sélectionnez « Réglages » dans le menu déroulant.
• 3Dans la section Langue, choisissez Français ou English. L'interface bascule instantanément.

Configurer le pays et le fuseau horaire

• 1Dans Réglages > Localisation, sélectionnez votre pays principal (détermine les jours fériés et le format de date).
• 2Choisissez votre fuseau horaire dans la liste (ex : Europe/Paris, America/New_York).
• 3Sauvegardez. Tous les pointages s'afficheront désormais à l'heure locale correcte.

Ajouter un nouveau site

• 1Dans le menu principal, cliquez sur Sites, puis sur le bouton « + Ajouter un site ».
• 2Saisissez le nom du site (ex : « Siège Paris 8e », « Entrepôt Rungis »).
• 3Dans le champ Adresse, commencez à taper — l'autocomplétion Nominatim propose des suggestions en temps réel. Sélectionnez la bonne adresse.
• 4Le marker GPS se place automatiquement sur la carte. Glissez-le pour affiner la position exacte si nécessaire.
• 5Réglez le rayon de tolérance (en mètres) : zone dans laquelle un pointage est accepté comme valide. Recommandé : 100 à 200 m en ville, 500 m en zone industrielle.
• 6(Optionnel) Activez l'alerte de couverture : vous recevez une notification si aucun agent n'est présent sur ce site pendant les heures configurées.
• 7(Optionnel) Rattachez à un client final : utile pour les prestataires de services gérant plusieurs donneurs d'ordre. Le nom du client apparaîtra sur les exports et rapports.
• 8Cliquez sur « Enregistrer ». Le site est maintenant disponible pour être assigné aux employés.

Import en masse via Excel

• 1Cliquez sur « Importer » et téléchargez le modèle Excel fourni.
• 2Remplissez les colonnes : Nom, Adresse, Latitude, Longitude, Rayon (m), Client.
• 3Importez le fichier complété. Les sites sont créés automatiquement.

Créer une fiche employé

• 1Dans le menu, cliquez sur Employés, puis sur « + Ajouter un employé ».
• 2Renseignez le prénom et nom (obligatoires).
• 3Ajoutez le numéro de téléphone (optionnel, utile pour le partage WhatsApp).
• 4Ajoutez l'adresse e-mail (optionnel, utile pour l'envoi du lien par email).
• 5Associez un ou plusieurs sites (optionnel, à titre informatif). C'est le planning qui détermine où l'employé doit pointer : le GPS vérifie qu'il est bien sur le site prévu par son créneau du jour.
• 6Cliquez sur « Enregistrer ». Un lien personnel unique est automatiquement généré.

Partager le lien personnel — 4 options

• WhatsApp : envoie un message pré-rédigé avec le lien directement au numéro de l'employé.
• Email : envoie un e-mail avec les instructions d'installation et le lien.
• Fiche PDF QR : génère une fiche imprimable avec QR code — idéal pour les agents sans smartphone personnel.
• Copier le lien : copie l'URL dans le presse-papier pour la coller où vous voulez.

Import en masse, modifications et suppression

• Import Excel : téléchargez le modèle, remplissez les colonnes (Prénom, Nom, Téléphone, Email, Sites), importez.
• Modifier : cliquez sur le nom de l'employé → icône crayon pour modifier les informations.
• Photo : depuis la fiche, cliquez sur l'avatar pour uploader une photo (affichée sur le dashboard).
• Supprimer : action irréversible. L'historique des pointages est conservé à des fins d'audit.

Chaque employé reçoit un lien personnel et unique — aucun mot de passe, aucune installation d'application requise. Voici comment ça se passe de son côté :

• 1L'employé reçoit le lien par WhatsApp, SMS, email ou QR code — et l'ouvre sur son téléphone dans n'importe quel navigateur.
• 2À la première ouverture, le navigateur demande l'autorisation GPS. L'employé appuie sur « Autoriser ». Cette autorisation n'est demandée qu'une seule fois.
• 3(Recommandé) Un bandeau s'affiche pour ajouter la page à l'écran d'accueil (PWA). L'employé suit les instructions — l'icône Trackoya apparaît sur son téléphone comme une vraie application.
• 4Chaque jour, l'employé appuie sur le bouton « Arrivée » quand il est sur le site. Sa position GPS est vérifiée et le pointage est enregistré.
• 5À la fin du shift, l'employé appuie sur le bouton « Départ ». La durée de service est calculée automatiquement.

Le dashboard est la page principale de Trackoya. Il vous donne une vue instantanée de l'activité de toute votre équipe.

Les 6 indicateurs clés (KPIs)

Liste des employés en temps réel

Pour chaque pointage, cliquez sur l'icône 📍 GPS pour voir exactement la position géographique enregistrée sur la carte.

Vue et navigation

• Utilisez les boutons ◀ ▶ pour naviguer de semaine en semaine.
• Basculez entre la vue par site (colonnes = sites, lignes = agents) et la vue par agent (colonnes = agents, lignes = jours).
• Appliquez des filtres par site ou par agent pour afficher uniquement ce qui vous intéresse.
• La colonne Total heures affiche le cumul hebdomadaire par agent.

Créer un créneau

• 1Cliquez sur une cellule vide dans la grille (intersection agent / jour).
• 2Un panneau s'ouvre : choisissez le ou les agents concernés.
• 3Sélectionnez l'heure de début et l'heure de fin.
• 4Choisissez le site associé au créneau.
• 5Cliquez sur « Créer ». Le créneau apparaît immédiatement dans la grille.

Autres actions

• Modifier : cliquez sur un créneau existant → modifier les heures, l'agent ou le site.
• Supprimer : cliquez sur le créneau → icône corbeille → confirmer.
• Dupliquer la semaine précédente : bouton en haut du planning → copie tous les créneaux de la semaine N-1 vers la semaine en cours.

Filtres disponibles

Régularisation manuelle

Un employé a oublié de pointer ? Vous pouvez ajouter manuellement un pointage :

• 1Cliquez sur « + Régulariser » en haut de l'historique.
• 2Choisissez l'employé, le site, le type (arrivée/départ), la date et l'heure.
• 3Ajoutez un motif (ex : "Oubli de pointage — confirmé par responsable").
• 4Enregistrez. Le pointage est créé avec un flag M (Manuelle) visible dans la liste pour traçabilité complète.

Exports

• Fiche horaire PDF — 1 employé, 1 mois : résumé complet des heures travaillées, en-tête avec logo et infos entreprise.
• Récap global PDF — Tous les employés sur la période filtrée, format tableau récapitulatif.
• Export Excel (format paie) — Colonnes : Planifié / Effectué / Écart. Idéal pour transmission au comptable ou logiciel de paie.

5 types de rapports

Les rapports sont rédigés par les agents depuis leur application (voir Section 13), et reçus ici en temps réel.

Filtres et consultation

• Filtrez par type, client, site, employé et plage de dates.
• Cliquez sur un rapport pour voir le détail complet : texte, photo jointe si disponible, et position GPS au moment de la rédaction.
• Marquez un rapport comme « Lu » ou utilisez « Tout marquer lu » pour nettoyer les badges de notification.

Exports

• Export PDF individuel : un rapport au format A4, prêt à être transmis au client ou archivé.
• Export PDF groupé : génère un document avec tous les rapports correspondant aux filtres actifs.
• Export Excel : tableau avec tous les champs (date, heure, agent, site, type, contenu, GPS).

Le module Messages permet d'échanger directement avec chaque employé, sans quitter Trackoya, dans une interface similaire à WhatsApp.

Fonctionnement

• La liste de gauche affiche toutes vos conversations, triées par date du dernier message. Les conversations avec messages non lus sont signalées par un badge numérique.
• Cliquez sur le nom d'un employé pour ouvrir sa conversation dédiée.
• Saisissez votre message dans le champ en bas et appuyez sur Entrée ou le bouton Envoyer.
• Cliquez sur « Nouveau message » (icône + ou crayon) pour démarrer une conversation avec un agent avec qui vous n'avez pas encore échangé.

Notifications push

• Si l'employé a autorisé les notifications push sur son navigateur, il reçoit une alerte immédiate lors de la réception d'un message.
• Vous recevez également une notification si un agent vous envoie un message alors que Trackoya n'est pas ouvert dans votre navigateur.
• Pour activer les notifications : dans le navigateur → cliquez sur l'icône cadenas dans la barre d'adresse → Notifications → Autoriser.

Journal d'activité (Audit trail)

Consultez l'ensemble des actions effectuées sur votre compte : connexions, modifications de planning, régularisations manuelles, exports. Chaque entrée indique l'auteur, la date et l'heure. Ce journal est immuable et ne peut pas être supprimé.

Session et données personnelles

• Déconnexion : termine la session en cours sur tous les appareils.
• Export RGPD : téléchargez l'ensemble de vos données personnelles au format JSON.
• Suppression du compte : suppression irréversible de toutes les données après confirmation par email.

Modifier son profil

• 1Cliquez sur votre avatar en haut à droite → « Mon profil ».
• 2Modifiez votre nom complet, nom de l'entreprise et numéro de téléphone.
• 3Uploadez votre logo d'entreprise (PNG ou JPG, fond transparent recommandé). Il apparaîtra sur tous les PDF générés (fiches horaires, récaps, rapports) ainsi qu'en en-tête du dashboard.
• 4Cliquez sur « Sauvegarder ».

Activer l'abonnement

• 1Dans Mon profil → section Abonnement, cliquez sur « Activer ».
• 2Vous êtes redirigé vers la page de paiement Stripe sécurisée. Saisissez vos informations de carte bancaire.
• 3Une fois le paiement validé, toutes les fonctionnalités sont débloquées immédiatement.

Gérer l'abonnement

• Factures : cliquez sur « Portail de facturation » → accès au portail Stripe avec l'historique complet des factures téléchargeables.
• Changer de carte : via le portail Stripe → Méthodes de paiement → Mettre à jour.
• Résilier : via le portail Stripe → Annuler l'abonnement. Votre accès reste actif jusqu'à la fin de la période payée.

Le module Support vous permet de contacter directement l'équipe Trackoya pour toute question ou problème technique, sans quitter l'application.

Créer un ticket de support

• 1Dans le menu principal, cliquez sur Support, puis sur « + Nouveau ticket ».
• 2Saisissez un sujet clair et concis (ex : "Export PDF non disponible").
• 3Décrivez le problème en détail dans le champ Description : étapes pour reproduire, message d'erreur éventuel, navigateur utilisé.
• 4Sélectionnez la section concernée (Dashboard, Planning, Pointages, Factures, Autre).
• 5Choisissez le niveau d'urgence : Faible, Normale, Haute, Critique.
• 6Cliquez sur « Envoyer ». Votre ticket est créé avec un numéro de référence.

Suivre votre ticket

• La liste de vos tickets affiche leur statut en temps réel :
  Ouvert → En cours → Résolu
• Cliquez sur un ticket pour lire la réponse de l'équipe Trackoya et ajouter un commentaire si nécessaire.
• Vous recevez une notification par email à chaque changement de statut ou réponse.

L'application employé est une PWA (Progressive Web App) accessible via le lien personnel unique. Elle comporte 5 onglets :

🏠 Accueil — Pointage du jour

• Un grand bouton « Arrivée » (vert) s'affiche en début de service. L'agent appuie dessus sur site — sa position GPS est capturée et validée automatiquement.
• En fin de service, le bouton devient « Départ » (rouge). L'agent appuie pour clore son shift.
• Le dernier pointage et l'heure sont affichés en confirmation.

📅 Planning — Prochains créneaux

• L'agent voit ses créneaux à venir (site, heure de début, heure de fin) sur les prochains jours.
• La liste est mise à jour en temps réel dès que le gestionnaire modifie le planning.

⏱️ Mes heures — Récapitulatif mensuel

• Résumé des heures travaillées pour le mois en cours, avec navigation mois par mois (◀ ▶).
• Détail par jour : heure d'arrivée, heure de départ, durée.
• Total mensuel affiché en bas.

💬 Messages — Écrire à son employeur

• L'agent peut envoyer un message à son gestionnaire et lire les réponses, dans le même fil de conversation.
• Si les push notifications sont activées, l'agent reçoit une alerte à la réception d'un nouveau message.

📝 Signaler — Créer un rapport

• 1L'agent sélectionne le type de rapport : Incident, Anomalie, Visite, Ronde, Autre.
• 2Il rédige une description détaillée de l'événement.
• 3Il peut joindre une photo (prise au moment même ou depuis la galerie).
• 4Il appuie sur « Envoyer ». Le rapport est transmis instantanément au gestionnaire avec la position GPS et l'horodatage.